Circulaire 6723 – Application DDRS : Rappel des opérations de début et de fin d’année scolaire et informations générales relatives aux différents scénarios

N°6723 du 29/06/2018

L’application DDRS étant toujours en évolution, il nous parait utile de repréciser les opérations de début et de fin d’année scolaire ainsi que le rôle de chaque scénario disponible.

1.DIMONA

Pour rappel la DIMONA (Déclaration Immédiate/Onmiddellijke Aangifte) est une déclaration électronique par laquelle l’employeur communique à l’ONSS toute entrée et sortie de service d’un membre du personnel.

Cette déclaration est obligatoire pour tous les employeurs des secteurs public et privé.

Elle vise à signaler immédiatement aux institutions de la sécurité sociale le début et la fin d’une relation de travail entre un membre du personnel et son employeur.

La DIMONA doit être encodée au plus tard au moment où le membre du personnel commence à travailler. Il est possible de l’encoder dès que l’entrée en fonction est connue, même plusieurs mois à l’avance. Il en va de même concernant les fins de fonctions.

Cette année les membres du personnel temporaire engagés pour toute l’année scolaire doivent avoir une DIMONA ouverte du 1 septembre 2017 au 29 juin 2018 (hors promotion sociale, haute école, PTP/APE/ACS).

2.Déclarations de Risques Sociaux (DRS)

Il est possible de pré-encoder une DRS dans l’application DDRS dès le 1 er jour du mois en cours. Celle-ci restera en statut « en attente » jusqu’au 5 du mois suivant, date à laquelle elle sera transmise de manière automatique aux services compétents (ONEM, organismes de paiement).

Si l’encodage d’une DRS mensuelle a été fait de façon anticipative, vous avez jusqu’au 5 du mois suivant pour en vérifier l’exactitude, particulièrement en ce qui concerne des évènements qui interviendraient dans la situation du membre du personnel après la date de votre (pré)-encodage.

Scénario 3 (ancien formulaire papier C131A:

Le scénario 3 (ancien formulaire papier C131A) est à réaliser à la demande du membre du personnel. Il sert à signaler le début d’une activité à temps partiel et, le cas échéant, à ouvrir le droit du travailleur à une indemnité complémentaire.

La DRS scénario 3 doit être encodé une seule fois, au moment de l’entrée en vigueur d’un contrat à temps partiel.

Par le biais de cette déclaration, vous transmettez au secteur chômage les données qui lui permettront de vérifier :

Scénario 6 (ancien formulaire papier C131B) :

Le scénario 6 (ancien formulaire papier C131B) est à réaliser chaque mois pour le membre du personnel qui a demandé un scénario 3 sauf, toutefois, s’il a expressément signalé qu’il n’en avait pas besoin.

Par le biais de cette déclaration, vous transmettez au secteur chômage les données (heures prestées et salaires perçus) qui permettront aux organismes payeurs de calculer le montant de l’allocation de garantie de revenus (AGR) du membre du personnel et de la lui verser s’il remplit les conditions réglementaires.

Scénario 8 (ancien formulaire papier C78.3) :

Le scénario 8 (ancien formulaire papier C78.3) concerne seulement les membres du personnel PTP (programme de transition professionnel) et doit être réalisé chaque mois.

Par le biais de cette déclaration (Déclaration mensuelle de travail dans le cadre d’un programme d’activation du chômage), vous transmettez au secteur chômage les données nécessaires afin de calculer le montant correct de l’allocation d’activation.

L’activation des allocations de chômage est une subvention à l’emploi.

Les membres du personnel temporaire à temps partiel dont la fonction prend fin le 29 juin (hors promotion sociale, haute école, PTP/APE/ACS) pour lesquels vous avez encodé des DRS en cours d’année, n’ont pas besoin de DRS pour les mois de juillet et d’aout. Cependant, le formulaire C4 doit leur être délivré sous format papier.
Les membres du personnel définitif à temps partiel, pour lesquels vous avez créé des DRS dans le courant de l’année scolaire, doivent avoir des DRS pour les mois de juillet et d’août. Aucun formulaire C4 ne doit leur être remis.

3. C4/DMFA

L’encodage du scénario 1 (actuel formulaire papier C4) n’est pas encore disponible dans l’application DDRS.

Il est utile que vous sachiez que depuis janvier 2017, l’ONEM procède à une comparaison des données issues des formulaires C4 que vous délivrez aux membres du personnel et de la DMFA.

La DMFA (Déclaration multifonctionnelle/multifunctionele Aangifte) est un récapitulatif détaillé des prestations et indemnités des membres du personnel et sert à établir, chaque trimestre, un calcul correct des cotisations sociales dues.

La DMFA est transmise aux services compétents (ONSS, ONEM, organismes de paiement) par la Fédération Wallonie-Bruxelles.

Les données salariales et de temps de travail, reprises dans la DMFA sont identiques à celles qui apparaissent dans les listings de paie.

Afin d’éviter toute discordance, les données reprises dans les C4 que vous fournissez à vos membres du personnel doivent scrupuleusement correspondre à celles des listings de traitements et donc, de la DMFA transmise par nos services.

À ce sujet, je vous rappelle qu’il vous appartient de vérifier, chaque mois, la cohérence des données salariales de ces listings avec la réalité des prestations et les demandes d’avance (documents 12) que vous avez transmises à votre agent FLT (fixateur-liquidateur-traitement) via votre bureau régional.

4. Soutien aux établissements scolaires et PO

Le guide d’utilisation de l’application « DDRS » (version 4) est accessible et consultable directement sur la page d’accueil de l’application « DDRS ».

La cellule d’aide à l’utilisation de l’application « DDRS » est disponible au sein de l’Administration Générale de l’Enseignement, chaque jour ouvrable de 9 à 12h et de 13 à 16h au 02/413.35.00

Personnes de contact :

 

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